Cara Membuat Dokumen Digital untuk Keluarga

Cara Membuat Dokumen Digital untuk Keluarga – Dokumen adalah hal yang sangat berharga dan sangat diperlukan dalam tiap kondisi apalagi dalam keadaan darurat. Dan diantara banyak hal yang cukup merepotkan dalam kehidupan Anda salah satunya adalah mencari dokumen. Idealnya, semua dokumen penting yang anda butuhkan disimpan dalam satu tempat yang aman dan akan mudah ditemukan dan mudah diakses. Dan dalam dunia serba digital seperti saat ini ada hal yang juga dapat membantu Anda dalam hal ini. Hal itu adalah mendigitalisasi dokumen berharga Anda.

Saat ini cara terbaik untuk meletakkan dokumen penting Anda adalah disimpan pada ujung jari Anda. Bepergian tanpa kertas dengan mendigitalkannya dan kemudian menyimpan file elektronik tersebut ke tempat di mana Anda dapat mengambilnya secara mudah. Anda tinggal membuka komputer, tablet, atau smartphone dan menggunakannya dalam waktu yang tepat. Tentu saja  Anda juga harus menyimpan salinan fisik Asli dengan aman di rumah atau tempat yang Anda percayakan untuk menyimpannya misalnya di Bank. Ada begitu banyak keuntungan ketika Anda mendigitalisasikan dokumen-dokumen berharga Anda. Beberapa keuntungan tersebut diantaranya adalah

Baca Juga : Spesifikasi Vivo V21 5G, Smartphone Paling tipis 2021

Keuntungan Membuat Dokumen Digital

1# Memiliki salinan

Ketika terjadi hal yang mungkin tidak Anda duga seperti bencana Alam dan sebagainya. Hal itu membuat Anda berakhir dengan salinan cadangan, salinan tersebut akan sangat membantu jika sesuatu terjadi pada dokumen aslinya.

2# Mengaksesnya Kapanpun dan Dimanapun

Anda dapat mengambil dokumen kapan saja dan di mana saja selama Anda memiliki koneksi internet yang aman.

3# Mudah dalam mencari Dokumen

Anda dapat mencari dokumen tertentu hanya dengan menggunakan kata kunci. Hal ini tentunya akan lebih mudah daripada mencari diantara tumpukan kertas.

4# Mudah dalam membagikannya

Dengan digitalisasi dokumen akan jauh lebih mudah untuk berbagi file elektronik dengan orang orang terpercaya Anda seperti pengacara, penasihat keuangan, atau anggota keluarga yang membutuhkannya. Hal ini akan jauh lebih mudah daripada mengirim faks atau fotokopi.

Baca Juga : Pengertian Unsur dan Jenis Iklan

Dokumen yang Perlu di Digitalkan

Selanjutnya, Apa saja dokumen keluarga penting yang mungkin ingin Anda digitalisasi? Apa cara terbaik untuk memindai dan menyimpannya sehingga aman, mudah ditemukan, dan selalu tersedia saat Anda membutuhkannya?  Ada beberapa contoh Dokumen yang bisa Anda ubah menjadi dokumen digital.

Tentunya Anda tidak perlu mendigitalkan semuanya. Meskipun mungkin ada beberapa nilai potensial dalam menyimpan setiap tagihan utilitas atau setiap laporan kartu kredit, apa kemungkinan Anda membutuhkannya dan tidak dapat mengaksesnya dari rekening bank online atau penyedia utilitas Anda?

Yang terpenting adalah Anda perlu memfokuskan  pada dokumen yang mungkin harus Anda referensikan atau yang benar-benar akan Anda manfaatkan Beberapa contohnya adalah:

1. Dokumen yang terkait dengan perubahan kehidupan utama: Akta kelahiran; Akta Adopsi; Surat perkawinan atau perceraian, sertifikat kemitraan domestik; sertifikat dan formulir imigrasi
2. Dokumen Identitas diri seperti Paspor, SIM, dan kartu identitas
3. Laporan kesehatan, termasuk catatan vaksin dan imunisasi
4. Transkrip pendidikan resmi dan sertifikat kelulusan atau Ijazah dan Kursus yang pernah Anda ikuti
5. Perjanjian sewa dan pinjaman dan Kepemilikan Properti seperti tanah dan Bangunan
6. Pengembalian pajak.
7. Beberapa Pas Foto resmi yang mungkin Anda Butuhkan untuk mendaftar Kerja atau Sekolah.

Baca Juga : Twibbon HUT DKI Jakarta 2021, Download Gratis!!

Cara Membuat Dokumen Digital

Ada banyak cara membuat dokumen digital. Salah satunya adalah dengan menggunakan mesin scan dokumen. Ini adalah cara yang paling mudah dilakukan. Anda hanya perlu meletakkan dokumen yang Anda ingin simpan salinannya pada mesin scanner dan menyalin hasilnya pada tempat yang sudah  Anda siapkan.

Dengan kecanggihan gawai saat ini tentunya ada cara yang kedua yang jauh lebih mudah. Anda tidak memerlukan mesin scanner untuk mendapatkan hasil yang terlihat profesional. Yang Anda butuhkan hanyalah ponsel cerdas dengan aplikasi pemindaian seluler,permukaan kontras tinggi (jika dokumen Anda berwarna putih, maka Anda memerlukan permukaan yang gelap), dan pencahayaan yang layak.

Baca Juga : Produk Unggulan DigitalOcean, VPS Termurah Seharga 5$ Perbulan

Cara Membuat dokumen Digital  dengan Smartphone

Cara yang tepat untuk memindai dokumen dengan menggunakan smartphone adalah

1. Letakkan kertas di permukaan kontras tinggi. Pastikan Anda memiliki pencahayaan yang cukup. Berada di dekat jendela di siang hari sangat membantu.
2. Letakkan dokumennya. Sebagian besar aplikasi pemindaian memperbaiki ketidaksempurnaan kecil, seperti lipatan dan sudut terbalik. Anda akan mendapatkan hasil yang maksimal jika Anda membuat dokumen berbaring datar.
3. Luncurkan aplikasi pemindaian dan posisikan ponsel Anda sejajar dengan dokumen. Sebagian besar aplikasi pemindaian memiliki deteksi tepi otomatis, selama Anda melakukan upaya yang wajar untuk membingkai halaman dalam panduan di layar.
4. Sebagian besar aplikasi memindai halaman secara otomatis, tetapi dalam beberapa kasus, Anda mungkin harus mengetuk untuk menyelesaikan pemindaian.
5. Aplikasi ini kemudian akan meminta Anda untuk mengulangi proses jika Anda ingin menambahkan lebih banyak halaman ke file yang sama.

Untuk Aplikasi pemindaian yang bisa Anda gunakan baik di Playstore. Aplikasi pemindaian tersebut bisa Anda gunakan secara gratis atau menawarkan tingkat layanan gratis. ABBYY FineScanner dan Microsoft Office Lens adalah dua contoh Aplikasi terbaik yang bisa Anda gunakan.

Baca Juga : 13 Daftar Aplikasi Pinjaman Online OJK Bunga Rendah 2021

Tempat Menyimpan Dokumen dengan Aman

Saat ini tentunya Anda sudah menggunakan layanan penyimpanan awan atau layanan sinkronisasi file, seperti Google Drive atau Microsoft OneDrive, untuk menyimpan dan mencadangkan file penting. Ya, Anda juga dapat menggunakan layanan yang sama untuk menyimpan dokumen penting Anda.

Penyimpanan Awan seperti Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive memang opsi yang sangat bagus. Yang paling penting, karena aplikasi pemindaian sangat populer sering memberi Anda opsi untuk mengekspor dokumen digital Langsung ke dalamnya; atau mereka menawarkan fungsi pemindaian terintegrasi mereka sendiri.

Demikianlah cara membuat dokumen digital yang bisa Anda terapkan dalam kehidupan Anda untuk mempermudah Anda dalam menyimpan, mencari dan menggunakannya pada saat Anda butuhkan. Semoga Artikel ini bermanfaat.